Tugas Sekretaris didalam Perkantoran

Tugas Sekretaris :

Tugas seorang sekretaris yaitu untuk membantu pimpinan dalam menjalankan pekerjaan yang bersifat teknis. Walaupun demikian, seorang sekretaris sangat dibutuhkan peranannya dalam mengurus berbagai hal pekerjaan kantor seperti di bawah ini :

1. Menerima tamu perusahaan baik kolega bisnis perusahaan maupun orang yang sekedar ingin bertemu dengan karyawan kantor.
2. Menerima telepon masuk dari luar untuk perusahaan, seperti telepon yang diterima dari salah satu kolega bisnis perusahaan.
3. Mencatat perintah atau dikte yang diberikan oleh pimpinan.
4. Menyimpan surat yang bersifat penting bagi perusahaan, seperti surat MOU atau surat perjanjian dengan kolega bisnis.

Maka dari itu pemimpin mengharapkan bahwa seorang sekretaris mampu memberikan bantuan kepada pimpinan dalam menjalankan tugas – tugasnya. Namun tugas dari seorang sekretaris tergantung dengan bidang usaha yang ditentukan oleh pimpinan.

• Tugas rutin seorang sekretaris pada dasarnya meliputi :

1. Membuka surat masuk yang ditujukan untuk pimpinan.
2. Menerima perintah dari pimpinan.
3. Menerima tamu perusahaan.
4. Mewakili kehadiran pimpinan untuk memenuhi undangan.
5. Menata surat – surat yang ditujukan untuk perusahaan ( melakukan arsip surat atau dokumen – dokumen penting perusahaan ).
6. Menyusun serta membuat surat untuk kepentingan perusahaan atau pimpinan.
7. Mengurus surat yang masuk dan keluar yang bersifat penting bagi perusahaan.
8. Menyiapkan serta membuat laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan.
9. Mengelola Petty Cash untuk kepentingan pimpinan kepada perusahaan.
10. Menjaga kebersihan serta menjaga kerapihan kantor demi menciptakan kenyamanan selama kerja

• Tugas – tugas khusus

1. Menyiapkan keperluan meeting dan membuat notulensi dari setiap meeting.
2. Membuat konsep MOU atau surat perjanjian kepentingan perusahaan atau pimpinan.
3. Membuat surat yang bersifat rahasia.
4. Menyipkan segala kebutuhan pimpinan untuk kepentingan bisnis perusahaan.
5. Menyusun dan membuat materi untuk kepentingan speech atau pidato bagi pimpinan.                     Sumber///https.wikipedia.com

A. Peralatan Komunikasi Dalam Kantor

1. Intercom.

Suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.
Kelebihan Intercom:
a.Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.
b.Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.
Kekurangan Intercom:
a.Jangkauan intercom terbatas atau sedang.
b.Jangkauan intercom relatif pendek
Sumber///http.wikipedia.com